Təcrübə göstərir ki, dövlət satınalmaları prosedurları bütövlükdə dövlətin iqtisadi vəziyyətinin effektivliyinin artırılması mexanizmlərindən biri olaraq həyata keçirilir.
Məlumata görə, inkişaf etmiş ölkələrdə dövlət sifarişləri iqtisadiyyatın güclənməsi üçün əsas üsullardan biri kimi geniş istifadə olunur. Öz növbəsində, satınalmaların rasional təşkili zamanı şirkətlər kommersiya risklərini minimallaşdırmaq, istehlakçı tələblərini ən yaxşı şəkildə qarşılamaq və bazarda rəqabətədavamlılıqlarını artırmaq imkanı əldə edirlər.
SOCAR-ın satınalmaların təşkili və idarə olunması üzrə normativ sənədləri (Konsepsiya, Siyasət, Standartlar, Təlimatlar və s.) qlobal neft-qaz şirkətlərinin satınalma sahəsi üzrə tətbiq etdikləri daxili standartları, Dünya Bankının satınalmaları tənzimləmə sahəsindəki təcrübəsi öyrənilməklə və məsləhətçi şirkətlərin cəlb edilməsi yolu ilə hazırlanıb. Bu sənədlər satınalma əməliyyatlarının bütün mərhələlərini əhatə edir və hər bir proses üzrə məsul rolları və vəzifələri, sənədləşmə prosedurlarını özündə əks etdirir. Dünyanın “Böyük dödrlük” adlandırılan 4 ən nüfuzlu audit şirkətlərindən olan “PricewaterhouseCoopers” şirkəti və “KPMG” şirkətinin Azərbaycan Respublikasındakı nümayəndəliyi SOCAR-ın satınalma prosedurlarını təhlil edərək, normativ sənədlərin “Dövlət satınalmaları haqqında” Qanunun bütün mühüm aspektlərinə uyğun olduğunu bildiriblər. Belə ki, şirkətin kommersiya fəaliyyəti əsasında əldə edilən vəsaitlər hesabına satınalma prosedurları SOCAR-ın daxili normativ sənədləri ilə, dövlət vəsaiti və ya dövlət zəmanətli kreditlər hesabına maliyyələşdirilən layihələr zamanı isə mütləq şəkildə “Dövlət satınalmaları haqqında” Qanun ilə müəyyən edilmiş satınalma prosedurları təşkil edilməklə icra edilir.
Bəs satınalma prosesləri necə təşkil olunur?
SOCAR-ın satınalmalarında ilk proses tələbatın planlaşdırılması hesab edilir. Malların (işlərin və xidmətlərin) planlaşdırılması növbəti ilin 10 yanvarınadək tamamlanır. Bazar iştirakçılarının zəruri məlumatları əldə edərək, SOCAR-da təşkil olunacaq satınalmalara maraqlarının artırılması və beləliklə də, irəlidə satınalma prosedurlarında rəqabətin artırılması, sonda isə ən səmərəli təkliflərin cəlb edilə bilməsi məqsədilə təsdiq edilmiş planlar hər bir müəssisə üzrə SOCAR-ın rəsmi internet səhifəsində yerləşdilir. Planlaşdırma prosesləri SOCAR-da tətbiq olunan “SAP” proqram təminatının mövcud modullarında təşkil edilir.
Bundan əlavə, qlobal şirkətlərin də təcrübəsinə uyğun olaraq, SOCAR-da “Müqavilə Planları” tətbiq olunur. Müqavilə Planlarında hər bir mal (iş və xidmət) və ya qrupları üzrə satınalma prosedurlarının təşkil edilməli olduğu tarixlər, tətbiq olunacaq satınalma metodu, gəlir və xərclər smetasında nəzərdə tutulmuş büdcə, ilboyu aparılacaq satınalma prosedurlarına uyğun olaraq təyin edilmiş məsul şəxslər və digər faydalı məlumatlar yer alır.
Malların (işlərin və xidmətlərin) satın alınması və vendorlarla işlərin düzgün aparılması məqsədilə SOCAR-da satınalma sahələri (mal, iş və xidmət), kateqoriyalar və subkateqoriyalar müəyyən edilib. Həmçinin, SOCAR-ın vendorlarının da bölgüsü eyni məntiqlə aparılır və hər bir kateqoriya və/və ya subkateqoriya üzrə pre-kvalifikasiya olunmuş vendorlar yerləşdirilir.
Satınalmalarda dəyərin müəyyənləşdirilməsi necə aparılır?
SOCAR-ın satınalmalarında ehtimal olunan dəyərin müəyyən edilməsi proseduruna xüsusi önəm verilir. Bununla bağlı ayrıca standart qüvvədədir və standarta əsasən ehtimal dəyəri 4 üsulla - vendorlara sorğu göndərmək, əvvəl bağlanmış müqaviləni təhlil etmək, açıq internet resurslarında (published price) mövcud olan rəsmi məlumatları araşdırmaq, məsləhətçi cəlb etməklə müəyyən edilir. Bu prosedurda aparılan fəaliyyətin məsul şəxsləri müəyyən edilir və bütün məlumatların məxfiliyi təmin edilir.
Ehtimal olunan dəyər proseduru zamanı ehtimal dəyərinin müəyyən edilməsində təklifi əhəmiyyətli rol oynayan bazar iştirakçısına müsabiqələrin (tender) təşkili zamanı, şirkətdaxili normativ sənədlərə uyğun olaraq, fərdi dəvətlərin göndərilməsi təmin edilir. Ehtimal dəyəri sifarişçi struktur bölmələr və ixtisaslaşmış təchizat bölmələri tərəfindən aparılır. SOCAR-da təsdiq olunmuş standart sənədələrdən istifadə edilməklə, tələbin tam və düzgün formalaşdırılması və yalnız bundan sonra bazar araşdırmasının aparılması təmin edilir. Mümkün risklərin müyyən edilməsi və idarə olunması ehtimal olunan dəyər zamanı Risklərin Aşkar Edilməsi Təlimatına uyğun tənzimlənir. Belə ki, mümkün risklərin vaxtında aşkar edilərək strategiyanın ona uyğun qurulması gələcəkdə uğurlu prosedur üçün zəmin yaradan amillərdəndir.
SOCAR-ın vendorları
SOCAR-ın vendor sahələri üzrə rəqabətin yüksəldilməsi üçün yeni bazar iştirakçılarının müəyyən olunması məqsədilə vaxtaşırı ümumi qaydada pre-kvalifikasiya proseduru keçirilir. Bu prosedur aşağıdakı məqsədlərə çatmaq üçün təşkil edilir:
- SOCAR-da aparılan satınalmalarda mümkün risklərin idarə olunması və xərclərin azaldılması;
- obyektiv və zəruri tələblərə cavab verməyən malgöndərənlər (podratçılar) tərəfindən veriləcək müsabiqə təkliflərinin araşdırılmasına izafi vaxt sərf etməyərək, satınalma prosedurlarının keçirilməsi müddətinin uzanmaması;
- yaxın və ya bərabər potensiallı malgöndərənlər (podratçılar) arasında yüksək rəqabətin əldə edilməsi və daha çox zəruri potensiallı malgöndərənin (podratçının) cəlb oluna bilməsi;
- xüsusilə istehsalatla birbaşa bağlı olan müqavilələrin vaxtında icrasını təmin etməklə fasilələrə və əlavə xərclərə yol verilməməsi;
- SOCAR-ın 3-cü tərəflər qarşısında götürülmüş öhdəliklərinin, eləcə də müqavilələrin peşəkar və yüksək keyfiyyətli icrasının təmin edilməsi.
Pre-kvalifikasiya prosedurlarından uğurla keçmiş malgöndərənlər (podartçılar) SOCAR-ın təsdiq olunmuş vendor siyahısında pre-kvalifikasiya olunduğu sahə, kateqoriya və sub-kateqoriya üzrə qeydə alınırlar.
Satınalma prosedurlarına başlamaq üçün satınalan təşkilatlar təsdiq edilmiş planlara uyğun olaraq tərtib edilmiş satınalma strategiyalarını hazırlayırlar. Strategiyada satınalma əməliyyatının bütün mühüm məqamları, məsələn, təyinatı, həcmi, ehtimal dəyəri, riskləri, vendorları (fərdi dəvət ediləcək), maliyyələşdirmə mənbəyi, faydaları, icra planı, rolları və s. əks olunur və səlahiyyət hədlərinə uyğun olaraq, ya qurumlarda, ya da SOCAR-ın Satınalmalar Komitəsində baxılır.
Satınalmalar Komitəsi: SOCAR-da satınalma siyasətini icra edən qurum
Satınalmalar Komitəsi, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 20 iyul 2009-cu il tarixli 126 nömrəli Fərmanına əsasən, SOCAR-ın strukturunda təsis edilib. Kollegial qurum olan Komitənin əsas fəaliyyəti SOCAR-da aparılan satınalma əməliyyatlarının qüvvədə olan qanunvericiliyə və SOCAR-ın normativ sənədlərinə uyğun aparılmasına, əməliyyatların səmərəli təşkil edilməsinə, koordinasiyasına nəzarət etmək və SOCAR-ın satınalmalar siyasətini həyata keçirməyə yönəlib. SOCAR-ın fəaliyyət sahəsinin spesifikliyini nəzərə alaraq, istehsalat proseslərinin fasiləsiz və keyfiyyətli dəstəklənməsi, eləcə də SOCAR-da aparılan satınalma əməliyyatlarının və digər məsələlərin müxtəlif aspektlərdən qiymətləndirilərək kollegial qərarların verilməsi məqsədilə Satınalmalar Komitəsi müxtəlif, xüsusilə istehsalat prosesləri ilə sıx bağlı sahələri təmsil edən rəhbər şəxslərdən formalaşdırılıb. Komitə aşağıdakı istiqamətlər üzrə fəaliyyət göstərir:
- tələb olunduqda sahə üzrə mütəxəssislərin cəlb olunması və onlardan rəylərin əldə edilməsi ilə məsələlərin hərtərəfli araşdırılması, eləcə də sorğuların verilməsi;
- SOCAR-da aparılan satınalmaların, mütəmadi olaraq, təhlilin aparılması və təhlillər nəticəsində aşkar edilən riskli məsələlərin həll edilməsi;
- satınalma prosedurlarının daha da təkmilləşdirilməsi, eləcə də SOCAR-da formalaşan tələbatların daxili və ya digər yerli resurslar hesabına təmin edilməsi ilə bağlı təkliflərin hazırlanması;
- sahibkarlıq subyektlərinin SOCAR-da aparılan satınalmalarla bağlı müraciətlərinə fərdi qaydada baxılması və problemli məsələlərin həlli istiqamətində qərarların verilməsi.
Satınalma prosedurlarının müsabiqələrin təşkil edilməsi ilə aparılmasına üstünlük verilir. Belə ki, SOCAR səmərəli dəyərin sağlam rəqabət əsasında əldə olunmasını, müasir texnologiyaların/metodologiyaların təklif olunmasını, yeni potensiallı bazar iştirakçılarının müəyyən olunmasını dəstəkləyir. Müsabiqədən kənar (bir mənbədən) satınalma əməliyyatlarını apara bilmək üçün normativ sənədlərdə müəyyən edilmiş tələblərə ciddi riayət olunması və bunun əsaslandırılması tələb olunur. Vaxt və satınalma predmetinin mahiyyəti imkan verdikdə, təcili əsaslarla müsabiqədən kənar satınalmalar zamanı, belə bazar iştirakçıları arasında hərracların təşkil edilməsi yolu ilə ən səmərəli təklifin cəlb olunmasına nail olunur.
Satınalma elanları necə yerləşdirilir?
Açıq müsabiqələrlə bağlı elanlar 2 dildə (azərbaycan və ingilis dillərində) SOCAR-ın rəsmi internet səhifəsində, SOCAR-ın həmtəsisçiliyi ilə fəaliyyət göstərən kütləvi informasiya vasitələrində, eləcə də beynəlxalq internet resurslarında nəşr edilir.
Elanlarda satınalma predmetinin spesifikasiyası, ilkin texniki tələblər, tədarük (yerinə yetirilmə) şərt və müddətləri, həcm, təminat növləri (əgər tələb olunursa) və bazar iştirakçılarının satınalma müsabiqəsinə hazırlığı üçün digər məlumatlar əvvəlcədən bazar iştirakçılarının diqqətinə çatdırılır.
Satınalma müsabiqələrinə hansı sənədlər təqdim olunmalıdır?
SOCAR-da satınalma müsabiqələrində sənədləşmənin vahidliyini təmin etmək məqsədilə standart sənədlər təqdim olunur. Müsabiqəyə dəvət sənədləri (əsas şərtlər topluları) mallar, işlər və xidmətlər üçün ayrı-ayrı təsdiq edilib. Müsabiqələr zamanı bu standart sənədlərdən, o cümlədən bank təminatları ilə bağlı şablonlardan və hər bir sahə üçün ayrı olmaqla, standart satınalma müqavilə nümunələrindən istifadə edilir. Beləliklə, iddiaçı qismində çıxış etmək niyyətində olan bazar iştirakçıları müqavilənin ümumi və xüsusi şərtləri ilə əvvəlcədən tanış olurlar.
Müsabiqəyə dəvət sənədlərində açıq rəqabəti və şaffaflığı pozacaq tələblərin, cizgilərin, markaların əks etdirilməsinə yol verilmir. Satınalma qruplarına (tender komissiyalarına) ixtisaslaşmış təchizat bölmələrinin əməkdaşları və digər dəstəkləyici sahələrin nümayəndələri ilə yanaşı, sahə üzrə mütəxəssislər daxil edilir. Bütün bunlar tələblərin və spesifikasiyaların aşkar, müstəqil, peşəkar tərtib olunması və bu yolla da bazar iştirakçılarında aydın təsəvvürün formalaşması, daha sonra isə SOCAR üçün səmərəli təklifin seçilməsi məqsədilə edilir.
Satınalma müsabiqələrində effektivliyi və qərarların müstəqilliyini təşkil edə bilmək üçün müsabiqə təklifinin texniki və maliyyə hissələrə bölünməklə ayrı-ayrı zərflərdə təqdim edilməsi və buna uyğun olaraq da qiymətləndirilməsi aparılır. SOCAR-da ehtimal dəyəri yüksək olan satınalma əməliyyatları zamanı müqavilənin yerinə yetirilməsi və avans ödənişinə görə təminatlar tələb olunur. SOCAR-ın kreditor borcluları olan malgöndərənlər (podaratçılar) iddiaçı qismində iştirak etdikdə onların kreditor borclarını təminat qismində təqdim etmələri təklif edilir. Bu isə bazar iştirakçılarının xərclərinin azaldılmasına və operativliyə, asan iştiraka dəstək olur.
Satınalmanın nəticələri necə açıqlanır?
Satınalma müsabiqələrinin nəticələri təsdiq edildikdən sonra, müvafiq qaydada satınalma müqaviləsi bağlanmış iddiaçı və onun təklifinin ümumi məlumatları barədə iddiaçılara bildiriş verilir və bu məlumatlar (müqavilənin təltif edilməsi barədə) SOCAR-ın rəsmi internet səhifəsinə yerləşdirilir.
Satınalma müqaviləsini əsassız olaraq bağlamaqdan imtina edən və ya icra etməyən malgöndərənlərə (podratçılara) qarşı standartlara uyğun tədbirlər (bank təminatının icraya qəbulu, dəbbə pulu) görülür və belə malgöndərənlər (podratçılar) arzuolunmaz (riskli) hesab edilərək, SOCAR-da təşkil olunan satınalmalarda iştirakları, müvəqqəti olaraq, qadağan edilir. Bundan əlavə, bazarın SOCAR-ın ehtiyaclarının tam və peşəkar qarşılaya bilməsi imkanlarının ölçülməsi məqsədilə vaxtaşırı bazar araşdırması (market survey) aparılır və bunun nəticələrinə uyğun olaraq, zəruri qabaqlayıcı tədbirlər həyata keçirilir.
Satınalmalarda hansısa imtiyazlar/məhdudiyyətlər nəzərdə tutulurmu?
SOCAR-da formalaşan tələbatların yerli mallar, işlər və xidmətlər hesabına təmin edilməsinin stimullaşdırılması məqsədilə Azərbaycan Respublikası İqtisadiyyat Nazirliyinə müraciət edilərək neft və mədən sahəsi üzrə istehsalçı müəssisələrin siyahısı dəqiqləşdirilib və bu istiqamətdə tələbatların yerli müəssisələr arasında müsabiqələrin təşkil edilməsi yolu ilə təmin edilməsi həyata keçirilir. Bundan əlavə, beynəlxalq müsabiqələrin keçirildiyi bütün prosedurlarda yerli mallara, işlərə və xidmətlərə münasibətdə qanunvericiliyə uyğun güzəştli düzəlişlər olunur.
Müqavilə münasibətləri qurulmazdan öncə seçilmiş qarşı-tərəflərin (iddiaçıların), SOCAR-ın standartına uyğun olaraq, yoxlanması (əgər standarta görə yoxlanmalıdırsa) aparılır. Burada mülki qanunvericiliyə və SOCAR-ın Korrupsiya ilə Mübarizə Standartlarına əsasən müqavilə bağlanmasına mane olan riskli məqamlar aşkar edildiyi təqdirdə, belə qarşı-tərəflə müqavilə bağlanmasına yol verilmir.
SOCAR-ın Satınalma Siyasətinə əsasən satınalma müqaviləsinin ümumi həcminin artırılması zəruri olarsa, bu halda, vahid dəyərinin, eləcə də SOCAR üçün əlavə öhədliklər yarada biləcək iqtisadi-texniki faktorların dəyişdirilməsinə yol verilmir. Malların tədarükü, bununla bağlı tətbiq edilən sahə üzrə təlimata uyğun olaraq, mərkəzləşdirilmiş qaydada aparılır. Müqavilənin istənilən bir tələbinə cavab verməyən malların qəbuluna yol verilmir.
SOCAR-da satınalmalar necə rəqəmsallaşdırılır?
SOCAR-da artıq uzun illərdir biznes proseslərin rəqəmsallaşdırılması aparılır və satınalmalarda da bu proseslərə strat verilib. SOCAR-da aparılan satınalmalarda müasir standartlara və qabaqcıl beynəlxalq təcrübəyə uyğun olaraq, prosedurların rəqəmsallaşdırılması yolu ilə icra intizamının və nəzarətin gücləndirilməsi, operativliyin və satınalmaların təşkilində səmərəliliyin daha da artırılması, kağız daşıyıcılarda aparılan fəaliyyətin və sənəd axımının minimuma endirilməsi, gələcəkdə SOCAR-da tətbiq olunan proqram təminatları ilə, o cümlədən mərkəzi dövlət təşkilatlarının elektron sistemləri ilə inteqrasiyasının təmin edilməsi məqsədilə məsləhətçi şirkət cəlb olunub. Hazırda şirkətdə SOCAR Elektron Satınalma Sistemi layihəsi icra edilir.
Artıq 01.08.2020-ci il tarixdən etibarən, “Bazar Araşdırması” modulunun SOCAR-da tətbiqinə başlanılıb. Buna uyğun olaraq, ehtimal olunan dəyərin müəyyən edilməsi elektron qaydada sistem daxilində aparılır. Bu modul vasitəsilə pre-kvalifikasiya prosedurlarının da həyata keçirilməsi təmin edilir. Elektron sistemin növbəti modulu “Elektron Satınalma” (e-sorucing) adlanır və müvafiq testlərin, sertifikatlaşdırılmaların və auditin aparılmasından sonra, SOCAR əməkdaşlarının və bazar iştirakçılarının istifadəsinə təqdim ediləcək. Bu modul vasitəsilə təkliflərin tam məxfi və toxunulmazlıq şəraitində baxılması, SOCAR üçün ən səmərəli təklifin avtomatlaşdırılmış qaydada müəyyən edilməsi təşkil ediləcək. Elektron modullar vasitəsilə, satınalamalara cəlb olunmuş SOCAR əməkdaşlarının olduğu kimi, bazar iştirakçılarının da əsas səmərəlik göstəricilərinin ölçülməsi və buna uyğun olaraq, zəruri tənzimləmələrin aparılması həyata keçiriləcək. Müsabiqə iddiaçıları üçün elektron “Şəxsi kabinet”də SOCAR-da dəvət olunduğu bu və ya digər prosedur haqqında rəyinin (feedback) verilməsi imkanları təmin ediləcək.
Bununla belə, SOCAR-da aparılan satınalmalarla bağlı səmərələşdirici təklfilərin, şikayətlərin və təşəkkürlərin, birbaşa olaraq, SOCAR-da satınalmalar sahəsində səlahiyyətli və məsul şəxslərə çatdıırlması və operativ həllər məqsədilə “Bizə yazın!” (Speak Up!) xidməti SOCAR-ın internet səhifəsində istifadəyə verilib. Bu alət vasitəsilə bazar iştirakçıları asanlıqla bir toxunuşla SOCAR-a yaza bilirlər.